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假如你在XX市人民政府办公室工作。本市的友好城市日本长崎市将派代表团来本市进行友好访问。市长办公会议决定由市府办公室组成一个接待小组负责本次接待的全面工作。如让你担任这个接待小组的组长，你将如何筹办本次接待工作？